Abstract:
Profesionales que trabajan activamente en los proyectos coincidieron en que la información y las lecciones aprendidas, activos de la organización, son de vital importancia y la forma de preservarlos es a través de la documentación. Por ello, el objeto de este trabajo en presentar una propuesta para la gestión documental para una empresa de sistemas de control de acceso, que involucre los procesos técnicos de suministro, instalación, pruebas y puesta en marcha. Para ello, se diseñaron los formularios con una codificación que permita
identificarlos, documentar planes, procesos y procedimientos que sigue la organización, que apoyen la ejecución del proyecto, en este caso de ingeniería, considerando que la documentación es clave para tomar las decisiones. Por esta razón, se presentó un plan maestro documental que apoye a los directivos garantice la seguridad de la información. Se consideraron las directrices encontradas en normas internacionales ISO 9001:2008 "Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos", ISO 10006:2003 "Sistemas de Gestión de la Calidad- Directrices para la Gestión de la Calidad en los Proyectos" e ISO 30301:2011 “Sistema de Gestión para los Documentos. Requisitos”. Para la ejecución de proyectos de sistemas electrónicos de control de acceso se presentaron la propuesta del Plan de Gestión de Proyecto y los planes de gestión del: alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados del proyecto según lo indican las mejores prácticas del PMI (2013). La finalidad de éste fue crear conciencia de la importancia de una gestión documental; ya que, es una actividad transversal y necesaria para que las empresas alcancen altos niveles de competitividad y desarrollo.
